Bureau d'hôtesses

Check-list pour rédiger la liste des invités

Check-list pour établir la liste des invités 

La configuration de la liste des invités pour un événement est un travail énorme qui prend du temps. Cependant, il est essentiel de travailler professionnellement et avec précision. Voici certaines choses auxquels vous devriez faire attention quand vous faites une bonne liste d’invités.

  1. Gardez en tête le lieu. Vous devez toujours penser au nombre d’invités avant de commencer à trouver le lieu idéal (lien vers l’article sur les lieux). Lors du calcul de votre liste d’invités, tenez compte de la capacité de la salle.
  2. Considérez votre budget. Les traiteurs facturent un prix fixe par personne pour la nourriture. Des choix négligés peuvent mettre votre budget sous pression.
  3. N’oublie pas de penser à une liste des invités de sauvegarde. Vous pouvez utiliser cette liste au moment où vous remarquez que vous n’arrivez pas à remplir la salle avec les invités d’A-liste.
  4. Vous souhaitez inviter la presse? Envoyez votre invitation à tous les éditeurs. Éclaircissez également dans votre invitation pourquoi ce sera un plaisir pour eux d’assister à votre événement.
  5. N’oubliez pas les retraités, les travailleurs à temps partiel, les travailleurs détachés  et les intérimaires lors d’un événement interne!
  6. Les ‘plus-ones’: les partenaires sont ils/elles les bienvenus? Faites les mêmes règles pour chaque invité. Incluez-le dans la liste finale des invités.
  7. Considerez faire appel à une hôtesse pour accueillir ou inscrire les invités, éventuellement pour fournir des badges,… Il est presque impossible de faire plus professionnel!
  8. Planifiez bien!
    6 semaines 
    avant l’événement, vous envoyez les invitations. Cela vous donne assez de temps pour traiter les réponses.
    4 semaines avant l’événement, vous faites la liste provisoire des invités et vous envoyez des rappels aux personnes qui n’ont pas encore confirmé.
    2 semaines avant l’événement, vous mettez à jour la liste des invités et vous contactez les invités qui n’ont pas encore répondu par téléphone.
    1 semaine avant l’événement, vous faites la liste finale des invités.