Checklist bij het opstellen van een gastenlijst

Wachtrij

Hoe de gastenlijst opmaken van jouw evenement?

De gastenlijst opstellen voor een evenement is een tijdrovend werk. Het is echter enorm belangrijk om hierbij professioneel en nauwkeurig te werk te gaan. Hieronder enkele puntjes waar je zeker op moet letten bij het opstellen van een goeie gastenlijst.

  • Heb je op voorhand al een locatie in gedachten, houdt dan rekening met de maximum capaciteit. Heb je nog geen locatie in gedachten, bereken dan hoeveel gasten je ongeveer wil uitnodigen en bepaal op basis van dat getal de locatie.
  • Houd rekening met je budget. Cateraars rekenen een vaste prijs aan per gast.
  • Vergeet bij een personeelsevent niet om ook de parttimers, interimmers en eventueel ook de gepensioneerden uit te nodigen.
  • De ‘plus-ones’: zijn de partners welkom? Maak voor elke gast dezelfde regels. Tel deze mee in de definitieve gastenlijst.
  • Wil je de pers uitnodigen? Stuur je uitnodiging dan naar de hele redactie. Maak in je uitnodiging ook duidelijk waarom het voor hen de moeite zal zijn om aanwezig te zijn op jouw evenement.
  • Denk ook na over een back-up gastenlijst. Deze kan je gebruiken als je merkt dat je de zaal niet vol krijgt met de eerste lijst.
  • Overweeg een hostess in te huren om de gasten te ontvangen, te registreren, evt. te voorzien van badges,… Professioneler kan niet!
  • Plan goed in!
    6 weken
    voor het event stuur je de uitnodigingen op. Dit geeft je voldoende ruimte om de antwoorden te verwerken.
    Stel 4 weken voor het event de voorlopige gastenlijst op en stuur herinneringen naar mensen die nog niet hebben bevestigd.
    2 weken voor het event update je de gastenlijst nogmaals en contacteer je gasten waarvan je geen respons hebt gehad telefonisch.
    1 week voor het event stel je de definitieve gastenlijst op.

Dit interesseert je wellicht ook

9 tips voor een geslaagde beursdeelname
9 tips voor een geslaagde beursdeelname

Meer uit je beursdeelname halen Een beursdeelname kost veel geld en het kostenplaatje schrikt vaak af. Maar een beursdeelname is wel dé uitgelezen manier om op te vallen bij jouw doelgroep. Je zie…

Tips voor een geslaagde opendeurdag
Tips voor een geslaagde opendeurdag

Voor aanvang van de opendeurdag Begin met de vraag ‘Waarom een opendeurdag organiseren?’ • Om meer naambekendheid krijgen bij jouw doelpubliek?• Om nieuwe klanten aantrekken?• Om de verkoop …

Waar op letten bij het inhuren van een hostess?
Waar op letten bij het inhuren van een hostess?

Waar op letten bij het inhuren van hostessen? Het succes van een evenement hangt voor een groot deel af van het personeel waarmee je werkt. Een host of hostess kan een grote meerwaarde betekenen. Het …