Onthaal & Hospitality

Checklist bij het opstellen van een gastenlijst

Opstellen gastenlijst

Checklist bij het opstellen van een gastenlijst

De gastenlijst opstellen voor een event is een enorm tijdrovend werk. Het is echter van essentieel belang om professioneel en nauwkeurig te werk te gaan. Hier zijn enkele zaken waar je zeker op moet letten bij het opstellen van een goede gastenlijst.

  1. Hou de locatie in gedachten. Je denkt best al na over het aantal genodigden vóórdat je begint te zoeken naar de perfecte locatie (link naar artikel over locaties). Houd bij het opstellen van je gastenlijst rekening met de capaciteit van de ruimte.
  2. Hou rekening met je budget. Cateraars rekenen bijvoorbeeld een vaste prijs per gast voor het eten. Ondoordachte keuzes kunnen je budget onder druk zetten.
  3. Denk ook zeker na over een back-up gastenlijst. Deze kun je inzetten op het moment dat je merkt dat je de zaal niet vol zult krijgen met uitsluitend gasten van de A-lijst.
  4. Wil je de pers uitnodigen? Stuur je uitnodiging dan naar de hele redactie. Maak in je uitnodiging ook duidelijk waarom het voor hen de moeite zal zijn om aanwezig te zijn op jouw evenement.
  5. Vergeet bij een intern event zeker de gepensioneerden, parttimers, gedetacheerden en interimkrachten niet!
  6. De ‘plus-ones’: partners welkom? Maak voor elke gast dezelfde regels. Tel deze mee in de definitieve gastenlijst.
  7. Overweeg een hostess in te huren om de gasten te ontvangen, te registreren, evt. te voorzien van badges,… Professioneler kan bijna niet!
  8. Plan goed in!
    6 weken
    voor het event stuur je de uitnodigingen op. Dit geeft je voldoende ruimte om de antwoorden te verwerken.
    Stel 4 weken voor het event de voorlopige gastenlijst op en stuur herinneringen naar mensen die nog niet hebben bevestigd.
    2 weken voor het event update je de gastenlijst nogmaals en contacteer je gasten waarvan je geen respons hebt gehad telefonisch.
    1 week voor het event stel je de definitieve gastenlijst