Hostessenbureau

Checklist bij het opstellen van een gastenlijst

Opstellen gastenlijst

De gastenlijst opstellen voor een evenement is een tijdrovend werk. Het is echter enorm belangrijk om hierbij professioneel en nauwkeurig te werk te gaan. Hieronder enkele puntjes waar je zeker op moet letten bij het opstellen van een goeie gastenlijst.

  1. Houd de locatie in gedachten. Vóór je begint te zoeken naar de perfecte locatie probeer je best al eens in te schatten hoeveel gasten je maximum verwacht.
  2. Houd rekening met je budget. Cateraars rekenen een vaste prijs aan per gast.
  3. Vergeet bij een personeelsevent niet om ook de parttimers, interimmers en eventueel ook de gepensioneerden uit te nodigen.
  4. De ‘plus-ones’: zijn de partners welkom? Maak voor elke gast dezelfde regels. Tel deze mee in de definitieve gastenlijst.
  5. Wil je de pers uitnodigen? Stuur je uitnodiging dan naar de hele redactie. Maak in je uitnodiging ook duidelijk waarom het voor hen de moeite zal zijn om aanwezig te zijn op jouw evenement.
  6. Denk ook na over een back-up gastenlijst. Deze kan je gebruiken als je merkt dat je de zaal niet vol krijgt met de eerste lijst.
  7. Overweeg een hostess in te huren om de gasten te ontvangen, te registreren, evt. te voorzien van badges,… Professioneler kan niet!
  8. Plan goed in!
    6 weken
    voor het event stuur je de uitnodigingen op. Dit geeft je voldoende ruimte om de antwoorden te verwerken.
    Stel 4 weken voor het event de voorlopige gastenlijst op en stuur herinneringen naar mensen die nog niet hebben bevestigd.
    2 weken voor het event update je de gastenlijst nogmaals en contacteer je gasten waarvan je geen respons hebt gehad telefonisch.
    1 week voor het event stel je de definitieve gastenlijst