Voor aanvang van de opendeurdag

Begin met de vraag ‘Waarom een opendeurdag organiseren?’

• Om meer naambekendheid krijgen bij jouw doelpubliek?
• Om nieuwe klanten aantrekken?
• Om de verkoop te stimuleren?
• Om bestaande klanten bedanken?
• Om mensen een blik achter de schermen tonen van jouw bedrijf?
Als je weet wat je wil bereiken met jouw opendeurdag, kan je ook een aantal doelstellingen formuleren en bepalen hoe je die wil realiseren.

Kies een datum

Vraag je af op welke weekdag jouw doelgroep zich kan vrijmaken om jouw bedrijf te bezoeken. Zorg dat je nog voldoende tijd hebt om alles optimaal te organiseren. Check eerst of er geen andere evenementen in de buurt zijn die in je nadeel werken.

Wie doet wat

Vraag je eerst af of je de organisatie niet beter aan een professioneel evenementenbureau uitbesteedt. Heb jij of je medewerkers wel voldoende tijd en ervaring om alles zelf te doen? Een evenementenbureau heeft een jarenlange ervaring in het organiseren van dergelijke evenementen. Op die manier ben je er ook zeker van dat er niets over het hoofd gezien wordt en alle bezoekers achteraf met een goed gevoel naar huis gaan.
Verkies je om alles zelf te doen, maak dan een draaiboek op waarin je alle activiteiten en verantwoordelijkheden beschrijft. Online vind je meerdere templates van draaiboeken voor opendeurdagen. Bepaal welke activiteiten je wil laten doorgaan: een rondleiding, een officieel moment, demonstraties, een kennismaking met jouw diensten en/of medewerkers, enz.
Wil je dat je gasten met hun ganse gezin komen, plan dan ook activiteiten in voor de allerkleinsten.

Communiceer duidelijk

Zorg dat je genodigden tijdig weten dat je een opendeurdag organiseert. Anders ga je geen volk over de vloer krijgen. Maak een duidelijk communicatieplan op in functie van de doelgroepen die je wilt bereiken: klanten, leveranciers, buurtbewoners, familie van de medewerkers, eventuele VIP’s.
In dit communicatieplan bepaal je welke doelgroep je via welke weg wil informeren. Je kan kiezen voor e-mailings, social media, website, affiches, folders, (lokale) advertenties, gevelbanner, enz. Als je groot nieuws te melden hebt, vergeet dan niet om de lokale pers uit te nodigen en verstuur een persbericht.

Inschrijvingen

Je werkt best met inschrijvingen zodat je op voorhand een idee hebt van hoeveel bezoekers je mag verwachten. Zorg dat men zich zowel online als offline kan inschrijven. Voor online inschrijvingen kan je best de optie voorzien ‘ik kan helaas niet aanwezig zijn’. Op die manier kan je na een tijdje de genodigden die nog niets hebben laten weten een vriendelijke reminder sturen.
Bevestig iedere inschrijving met een mail of brief met liefst nog wat praktische informatie rond de locatie en het verloop van de dag.
Stuur enkel dagen voor je opendeurdag nog een vriendelijke reminder per sms of e-mail zodat je bezoekers niet vergeten langs te komen.

Betrek de bezoekers bij je bedrijf

Een bezoek aan jouw bedrijf is voor bezoekers een uitstekende gelegenheid om jouw deskundigheid te ontdekken. Organiseer als jouw bedrijfsactiviteit het toelaat een workshop waarin de bezoekers jouw beroep (deels) kunnen uitvoeren. Is dat niet mogelijk, probeer dan alleszins toch om de bezoekers een beter beeld te geven van wat je doet.

Opbouw

Start op tijd met de opbouw en praktische voorbereidingen. Zorg dat alles er picobello uitziet. Als bezoekers het gevoel krijgen dat je opendeurdag niet goed georganiseerd is, straalt dat af op jouw algemene dienstverlening. Schakel indien nodig een poetsfirma in, huur planten en/of decoratie voor de aankleding en zorg voor extra medewerkers voor op- én afbouw. En vergeet zeker niet om ook voldoende personeel in te plannen voor de specifieke taken tijdens de opendeurdag.
Denk erover na of het interessant is om aan de ingang een bewaakte vestiaire te installeren.

Tijdens de opendeurdag

Briefing

Start met een briefing voor al je medewerkers. Overloop uitgebreid de belangrijkste punten uit het draaiboek en vermeld eventuele last-minute aanpassingen.

Dresscode

Zorg ervoor dat al je medewerkers herkenbaar zijn door een badge of shirt met logo en dat iedereen in dezelfde stijl gekleed is.

Catering

Voorzie een hapje en een drankje. Huur een cateraar in, indien dit binnen het budget past. Dat bespaart je een hoop werk en het huren van allerlei materiaal.

Bewegwijzering en signalisatie

Zorg voor een goede signalisatie en bewegwijzering voor als de bezoekers toekomen. Vermijd dat geparkeerde voertuigen voetpaden en toegangswegen blokkeren. Is er voldoende parkeermogelijkheid? Zoek anders in de buurt naar parkeerruimte van een bedrijf of huur een nabijgelegen weide. Huur een parkeerwachter in. Die creëert een veiligheidsgevoel en zorgt ervoor dat mensen efficiënt kunnen parkeren. Organiseer, indien de parking verder ligt, een shuttle service.
Houd rekening met minder mobiele bezoekers (oudere mensen, andersvaliden, kinderwagens …). Zijn er veel trappen te doen? Vermeld dat dan bij het onthaal.
Indien er onvoldoende of moeilijk bereikbare toiletten zijn, kan je er extra inhuren. Overweeg zeker om toiletdames in te schakelen, want ook deze ruimtes weerspiegelen jouw imago.

Voorzie een fotograaf tijdens het event. Je kan de foto’s de dag zelf via social media delen, maar achteraf ook gebruiken voor op je website of opnemen in een e-mailing, enz.
Als jouw opendeurdag een succes is, krijg je heel wat bezoekers over de vloer. Wellicht heb je onvoldoende tijd om iedereen te woord te staan. Zorg er dan voor dat men voor men naar huis een (wedstrijd)formulier kan invullen waarbij men z’n post- en e-mailadres moet achterlaten. de reden van hun bezoek, een score op 5 voor uw onderneming en andere vragen die u interesseren. Hiermee benut u de grote toeloop om gegevens te verzamelen over potentiële prospecten, klanten, werkzoekenden of zelfs leveranciers.
Voer gesprekken met de bezoekers. Zo onderhoudt u de relatie met uw bezoekers en bewijst u dat de opendeurdag geen losstaand communicatie-evenement was, maar een echt ontmoetingsmoment.

Geef bij het naar buiten gaan een afscheidscadeautje mee, zodat je bezoekers met een positief gevoel en jouw logo in de hand, het bedrijf verlaten.

Na de opendeurdag

Follow-up

• Bespreek vooraf welk deel van de afbouw de dag zelf moet gebeuren en wat tot de volgende dag kan wachten. Plan dit in met de betrokken medewerkers en voer de afbouw ook volgens planning uit.

• Voorzie een debriefing / evaluatie waarin je het verloop van de dag bespreekt. Bespreek met alle betrokkenen zowel de positieve als de negatieve punten en houd deze bij in een verslag. Zo kun je er rekening mee houden tijdens een volgende opendeurdag.

• Bepaal wat je intern en extern wenst te communiceren

• Bedankt je eigen medewerkers voor hun medewerking.

• Bedank je bezoekers per mail of via de website waar je enkele leuke foto’s post.

• Verspreid een persbericht met de kernboodschap van het event en leuke foto’s.

• Inventariseer de facturen die betaald moeten worden en waarborgen die teruggevraagd kunnen worden. Leg dit naast je budget en evalueer in welke mate je het budget kon respecteren, of waar je afweek van je inschattingen.